Khi việc kinh doanh phát triển về chất và lượng, chủ doanh nghiệp thường nhận ra hệ thống và những quy trình làm việc cũ không còn phù hợp với sự phát triển đó nữa. Nhưng trước khi họ nhận ra vấn đề thì việc kinh doanh đã bắt đầu phải đối mặt với những vấn để như: việc theo dõi đơn hàng gặp khó khăn, giấy tờ kế toán và các báo cáo có nhiều lỗ hổng, sự hài lòng của khách hàng giảm dần, dự báo bán hàng dựa trên phỏng đoán nhiều hơn là số liệu thực tế, theo dõi hàng tồn kho rất khó khăn…
Nếu những vấn đề này đang xảy ra với công ty bạn, thì đã đến lúc doanh nghiệp cần cân nhắc đến việc triển khai một hệ thống ERP. Sau đây là những dấu hiệu cụ thể đầu tiên giúp bạn nhận ra mình cần tới một hệ thống ERP.
1. Dữ liệu khó truy cập
Khi doanh nghiệp phát triển hơn, khối lượng thông tin cũng nhiều lên. Khi kinh doanh có rất nhiều thông tin về khách hàng, kế toán có rất nhiều thông tin về tình hình tài chính công ty,…Tuy nhiên khi cần bất cứ thông tin bất chợt nào hoặc cần báo cáo nhanh về một vấn đề nào đó, doanh nghiệp bạn mất rất nhiều thời gian để tổng hợp.
Nếu nói về tính tự động, di động và tích hợp thông tin thì giải pháp ERP vượt trội hơn hẳn những hệ thống đơn lẻ và bảng tính cần phải liên tục cập nhật và tinh chỉnh bằng tay.
Nhân viên toàn công ty cần tiếp cận được những thông tin chủ chốt càng nhanh càng tốt để bắt kịp nhịp độ của yêu cầu từ công việc. Với hệ thống ERP, không chỉ các quản lý có thể theo dõi hoạt động kinh doanh bất cứ lúc nào mà các nhân viên cũng có thể truy cập các thông tin cần thiết để làm việc hiệu quả hơn.
2. Quá nhiều phần mềm cho các quy trình khác nhau
Nhân viên công ty bạn lưu trữ, theo dõi và xử lý thông tin như thế nào? Nhân viên kế toán có sử dụng một hệ thống để làm sổ sách trong khi nhân viên sales sử dụng một hệ thống khác để nhập các đơn hàng của khách vào không? Nhân viên ở kho cũng sử dụng một hệ thống giải pháp hoàn toàn khác để vận chuyển và nhận hàng? Nếu hầu hết các câu trả lời là ‘có’ thì khả năng tương tác kém là điều không tránh khỏi.
Sự thiếu nhất quán trong hệ thống có thể tàn phá cả một quá trình. Bắt đầu ở các hệ thống đầu-cuối hoạt động tách biệt với nhau khiến thông tin không chính xác từ doanh số bán hàng ảnh hưởng tiêu cực đến quản lý tồn kho. Kế đó bộ phận kế toán cũng không nhận được thông tin chính thức, kéo theo một loạt các hệ lụy cho ngân sách Marketing và lương bổng.
Trong trường hợp đó, hệ thống ERP chính là giải pháp gom các hệ thống hiện hành lại thành một. Với một nguồn thông tin, dữ liệu cung cấp sẽ chính xác, thực tế hơn. Phần mềm ERP sẽ tích hợp các hệ thống để các hoạt động kinh doanh đều dựa trên một cơ sở dữ liệu thống nhất.
3. Bộ phận kế toán gặp nhiều khó khăn
Kế toán là bộ phận nhạy cảm nhất với bất kỳ thay đổi gì trong doanh nghiệp. Nếu như nhân viên kế toán của bạn mất hàng giờ mỗi tuần để nhập tay những hóa đơn giấy, đơn đặt hàng và củng cố thông tin tài chính thông qua vô số bảng tính, thì bạn cần nghiêm túc cân nhắc một giải pháp tốt hơn.
Thời gian tiết kiệm mà ERP có thể đem lại khi dùng hệ thống xử lý các công việc trên là một lợi thế thứ nhất. Độ chính xác và phân tích các con số trong kinh doanh là lợi thế thứ hai.
Với tất cả dữ liệu tài chính trong một cơ sở đơn nhất, nhân viên kế toán của công ty sẽ được giải phóng khỏi công việc giấy tờ khô khan, làm việc có năng suất hơn và cho ra những báo cáo quan trọng mà không có sự chậm trễ. Điều này hết sức quan trọng với hoạt động vận hành cơ bản của công ty và đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện năng suất.
4. Tồn kho và dữ liệu khách hàng được lưu trữ độc lập
Có rất nhiều thách thức khi công việc kinh doanh mở rộng. Một trong số đó là.
- Đội ngũ bán hàng tốn thời gian để yêu cầu thông tin và đưa ra dự báo.
- Chuỗi cung ứng chưa sẵn sàng để tự động hóa và do vậy, phản ứng chậm chạp với yêu cầu.
- Quản lý tồn kho quá tải.
- Chuỗi cung ứng chưa sẵn sàng để tự động hóa và do vậy, phản ứng chậm chạp với yêu cầu.
- Quản lý tồn kho quá tải.
Khi doanh số bán hàng, tồn kho và dữ liệu khách hàng được lưu trữ tách biệt, nó có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng không chỉ trong nội bộ công ty mà còn ảnh hướng đến trải nghiệm của khách hàng. Một giải pháp ERP tốt sẽ giúp công ty vượt qua các thử thách nói trên.
Những nhân viên tuyến đầu giờ đây có thể trả lời bất cứ vấn đề liên quan đến đơn hàng của khách mà không cần phải gác máy để gọi hỏi bộ phận khác. Khách hàng có thể theo dõi tài khoản hay tình trạng đơn hàng thông qua hệ thống website. Sales sẽ được cải thiện, nhờ vào những thông tin được cập nhật liên tục và dễ truy cập thông qua tích hợp nội bộ với các thiết bị nhỏ, khiến cho việc tiếp cận dữ liệu từ mọi lúc mọi nơi trở thành hiện thực. Cuối cùng, quản lý kho sẽ thấy chuỗi cung ứng tự động dễ dàng hơn để theo dõi hàng trong kho và đơn đặt đến. Điều này khiến cho việc kinh doanh của công ty phản ứng tốt hơn với cầu của thị trường.
5. Quản trị kém và áp lực của IT
Quá phức tạp, tốn kém và tốn thời gian là những vấn đề thường gặp khi quản lý IT trong một công ty có nhiều hệ thống. Điều chỉnh, tích hợp và bảo trì những hệ thống này với các bản sửa lỗi và nâng cấp sẽ ngày ngày tiêu hao nguồn lực. Khắp các phòng ban, các chi tiết công việc bị bỏ sót, những động tác quan trọng bị bỏ qua và các nguồn lực đang không được quản lý đúng đắn.
Một hệ thống ERP sẽ giúp công ty giải quyết vấn đề bằng cách áp dụng các quy trình công việc vào từng phòng ban, có thể thay đổi được khi cần thiết. Khi các những quy trình liên quan đến những phòng ban này, bạn có thể giải quyết những rắc rối quản lý.
Những lý do đáng chú ý nhất cho việc hoạt động kém năng suất của một công ty có thể bắt nguồn từ những yếu tố khác nhau. Tuy nhiên, nếu bạn nhận thấy 5 dấu hiệu của một hệ thống phần mềm không hiệu quả thì lựa chọn ERP là điều cần thiết. Đã đến đến lúc doanh nghiệp phát triển một cách vững chắc và thiết kế lại quy trình dòng chảy của thông tin xuyên suốt doanh nghiệp bằng một giải pháp thực sự chuyên nghiệp: giải pháp ERP.
BT tổng hợp
0 nhận xét :
Đăng nhận xét